Organisation kring webben

Vi frågade ”Hur många är ni som jobbar med webbplatsen?”. I 55% av fallen är det en person, i 37% två till fem personer och 7% fler än fem personer. Om det är en person som jobbar med webbplatsen så är det i tre av fem fall just den personen som besvarar enkäten.

Fritextsvaren i enkäten visar stor spridning hur det är att jobba med föreningens webbplats. Från uppgivenhet och vanmakt över gammal krånglande teknik och oförstående styrelse till arbetsglädje och bra resultat. Många svarar att föreningen saknar någon som kan ta hand om webben på allvar.

Det man saknar är inte tekniska funktioner. Man saknar tid att lägga på webben.

En person berättar: ”Det vi saknar är en person som ägnar sig åt webbsidorna. Sidorna härstammar från 1990-talet. I princip så har det inte kommit in så mycket nytt på de senaste åren.”

Många webbplatser är gamla och utvecklade i gamla verktyg som inte stödjer att flera personer jobbar med webbplatsen från olika datorer. Det gör att föreningarna som svara på enkäten ofta har en stressad webbmaster som publicerarar vad andra skrivit.

Skribenterna är missnöjda med att behöva gå omvägen via en person som publicerar. Ett svar som är typiskt: ”Jag skulle vilja göra det (publicera) hemifrån, eller åtminstone kunna styra upplägget och skriva in nyheter och nyttig information varje vecka. ”

Det är lätt att få uppfattningen att man vuxit fast i lösningar som hindrar vidare utveckling: ”Egentligen skulle jag behöva ett modernt program, men med över 10000 A4 sidor och tusentals länkar kors och tvärs tror jag det skulle bli alltför mycket arbete att konvertera till ett annat program. Jag började med webbplatsen 1996…”Citaten ovan handlar om problem med tekniska lösningar men jag väljer att presentera dem under rubriken ”organisation” eftersom tekniken påverkar organisationen, hur och av vem arbetet utförs.

Vi frågade också ”Hur ofta publiceras något nytt på webbplatsen?”

Flera föreningar berättar att de använder webben väldigt oregelbundet under året. Flera föreningar ägnar sig åt typiska utomhusaktiviteter under sommaren. Andra har en specialiserad verksamhet som har en helt annan årsrytm: ”Föreningen är verksam september – januari. Framför allt nyårsrevyer.”

Samarbete med andra föreningar eller förbund

Flera föreningar ingår i olika webbsamarbeten. Det typiska är att man är ansluten till ett distrikts- eller riksförbund och samarbetar där. I en del fall, som inom idrottsrörelsen, hembygdsförbundet, politiska partier och RFSU använder man gemensamma publiceringssystem. I andra fall är det lösare samarbeten, man utbyter erfarenheter och länkar till varandra.

En sak som blir uppenbar i enkätsvaren är att många föreningar är med i flera olika förbund och samarbeten kring webben. När förbunden var för sig sedan vill styra upp hemsidor och verksamhetssystem (medlemsregister, bidragsansökningar, …) så hamnar föreningarna i kläm.

Vi ser också föreningar som går ihop med en gemensam webbplats. Antingen inom en by eller ort eller inom ett intresseområde som judo/budo eller hundar. Just dessa frivilliga samarbeten verkar mycket lyckade enligt fritextsvaren och mejlväxling med några föreningar. En framgångsfaktor i dessa samarbeten är en positiv attityd att man pratar om att samarbetena är roliga och att det inte är så svårt.

De samarbeten som sker ”uppifrån-ned” av förbund kritiseras ofta: ”För att klara av att använda hemsidan så som RF:s datafolk menar, behöver man jobba halvtid eller mer med alla funktioner.”

Bland de negativa kommentarerna syns det att anledningen till missnöjet ofta handlar om brister i målbild, lansering/utrullning och utbildning: ”Den hemsida som jag håller på att göra är under PRO riks och den är helt styrd av hur deras ordning är. Jag har inte kommit underfund med hur man kan lägga in bilder och skapa länkar ännu. Måste kontakta supporten hela tiden eftersom jag inte fattar episerver.”

Kritik verkar lika ofta vara grundad i hur införandet sker som val av verktyg/plattform. Många kommentarer är av typen ”Jag förstår inte varför vi ska köra verktyget A, det är ju mycket svårare än verktygen B, C och D som jag använder själv och i andra föreningar.” Kunskap som säkert varit värdefull i förstudiefasen inför valet av verktyg/plattform.

Vi har i undersökningen inte riktat in oss på förbundens syn på samarbete/styrning av föreningarnas webbar (men det skulle vara intressant). Det är uppenbart att man från förbunden känner sig tvingade att ”ta tag i” föreningarnas hemsidor och stödsystem: ”Beträffande båtklubbar så finns avancerade funktionalitet, som medlemshantering, brygghantering, fakturering, mail etc inbyggd i SBU´s webservice, som ingår utan kostnad till alla SBU´s medlemmar och tjänsten byggs ut. ”

Lokalt samarbete

I en del fall finns lokala föreningsråd, under kommunens beskydd, som samverkar löst och hjälper till med kompetensutveckling. Den här typen av samarbete finns oftast bara på landsbygden och kommentarerna är genomgående positiva.

I några fall har lokala föreningar under lång tid samarbetet kring en gemensam föreningslokal eller bygdegård, nu fortsätter man samarbetet med webbplatser också.

Föreningar i storstäder nämner så gott som aldrig den typen av samarbeten.

Några som svarar har felaktigt uppfattat att enkäten sker i kommunens regi och att kommunen planerar att stötta föreningarna (mer) när det gäller webb och hemsidor. Det är respondenterna generellt positiva till. Uppfattningen kommer sannolikt från en tvetydig formulering i de första mejlutskicken. Kontaktinformationen till föreningarna kommer från kommuners föreningsregister. När vi insåg otydligheten ändrade vi texten i mejlutskicken.

Det här är sjätte artikeln om enkätundersökningen om föreningars webbplatser. Förra artikeln handlade om vad föreningarna själva tycker om sina webbplatser.

Nästa artikel handlar om vilka publiceringsverktyg (CMS) som föreningarna använder.

 

---

Post scriptum: Detta är en av flera artiklar som rapporterar från en undersökning som utfördes 2010 för att undersöka hur ideella föreningar jobbar med sina webbplatser. Undersökningen var en del i en studie om en paketerad tjänst. Någon fortsättning blev det inte.